投稿日：2024/8/1
職場を見渡すと、ある共通点があることに気づく
仕事ができる人の周り、片づいている。
僕の職場はDXが進んでいて、最近では紙を使って仕事をすることが少なくなりました。
複合機に触るのは年に数回ですかね、ってくらい。
だから、デスクの上はPCだけって人も多いです。
PCだけって言うと極端ですが、
箱ティッシュとか、ちょっとしたお菓子とか、
小さいぬいぐるみやフィギュアを置いてる人もいますが、
最低限のモノしか置いていない人がほとんどです。
そしてそれがスッキリと、キチッとしてる人ほど仕事ができる人であることが多いです。
さらに、そういう人はデスクの上だけではなく、
データも整理されています。
大きい組織であるほど保管されているデータは膨大で、
ファイルサーバーやクラウドストレージのフォルダ階層は複雑で、深いです。
データの大海原から必要な情報や、頻繁に使うデータに辿り着くために、
フォルダのショートカットを作ったり、
パスを見やすくメモっています。
整理整頓をしよう！今すぐ！！
仕事は基本的に、インプットとアウトプットの繰り返しです。
料理と同じで、
材料である米、肉、じゃがいも、にんじん、肉、調味料をインプットとして、
自分で切って焼いて煮込んで盛り付けて、
カレーライスをアウトプットします。
ある情報をインプットして、
それを加工したり修正したりチェックしたりして、
次の人にアウトプットします。
いくら加工スキルやベストな判断ができる人だったとしても、
最初のステップであるインプットが早く質のいいモノでないと、
いい仕事はできません。
新鮮な野菜や肉でないと、
美味しいカレーができないのと同じなのです。
デスクの上を整理しよう
看板がお店の顔になるように、
デスクの上はあなたの顔になります。
ペンやノートで散らかってたり、
いらない書類が散らばっていたり、
PCやマウス、ディスプレイのケーブルがぐちゃぐちゃになっていたり、
していませんか？
使ったら決まった場所に戻す。
使わない書類は処分する。
ケーブルをできるだけ少なくする。
これだけでデスクの上はだいぶスッキリします。
デスクの上の乱れは心の乱れです。
あなたの印象は身だしなみだけでなく、デスクの上の状態でも変わってきます。
PCのデータを整理しよう
デスクの上はすぐ目につくところですが、
仕事の大半はPCで行いますよね。
勤務時間が1日8時間あるとして、
僕の場合は6時間くらいはPCで仕事しています。
あと雑談•••もとい認識合わせの会話が1時間、打ち合わせが3時間、、
あれ、8時間超えてんな。(白目
ちょっと話が逸れましたが、
ほとんどの時間PCを使ってるんですから、
PCの中が整理されているかどうかで生産性が大きく変わるわけですよ。
いちいち大量のデータの中から目的のデータを探すのに分単位で時間がかかるんであれば論外です。
数タッチ、数操作で辿り着けるようにデータを整理しましょう。
データ整理、高速アクセスの記事は別に作ります。
持ち物を整理しよう
みなさんの財布の中には、お金以外に何がどのくらい入っていますか？
ポイントカードやクレジットカード、レシートが大量に入ってませんか？
仕事で関わらない人でも、
その人の財布の中がごちゃついているのをみると、
あぁ、整理整頓(仕事)できなさそうな人だな、
って思っちゃいます。
財布だけでなく、カバンも同じです。
カバンの奥底にゴミが溜まってたり、
最後にいつ見たかわからない書類が
グチャってなって放置されていたり。
時間が無くてできないって言い訳ならまだしも、
意識してない人も意外と多いんですよね。
普段見えないところですが、ふとした時に見られちゃうと
結構恥ずかしいものですよね。
財布とカバンなんて5分で整理できるので、
今すぐやった方がいいです。
整理整頓の基本的な考え方
整理って言ったって、どう片付ければいいの？
って人がたまにいるので、
僕が実践している基本的なやり方を紹介しますね。
どこを整理するにも割と共通していて、
次のたった2つを意識するだけです。
モノを減らす
まずは、要らないものは捨てる。
（データ的にも、物理的にも。）
これが大前提であり、最初にやるべきことです。
最初にモノを減らすことでこのあと整理するモノが減るので、
整理しやすくなるし、今後の時間短縮になります。
減らす(捨てる)判断基準としては、
過去1年で触ったか、を考えると分かりやすいです。
お気に入りのオブジェや置き物、長期保存しないといけない書類やデータなんかは除いて、
『いつか使う』は5万年経っても使いません。
思い切って捨てて、もしまた使いたくなったらその時は新しく買いましょう。
多分、その時は今持っているものよりも良いものが売ってるでしょう。
配置を最適化する
まずは手に触れる物理的なモノから。
普段使う物、小さいモノほど手前に配置することです。
小さいペンや毎日使うモノが奥の方にあったら、取り出すのに時間がかかって非効率です。
細かいものはある程度まとめてケースや箱に入れておけば、
探しやすいですし、放り込みやすいです。
次にデータの配置ですが、
まずはしっかり分類しましょう。
これは業種によって変わってきますが、
僕の場合はプロジェクト毎にフォルダ階層を分けています。
それ以外の、普段の共通業務で使うデータをまとめ、
ショートカットは作らず、全てフォルダパスをテキストでメモしています。
おすすめのまとめ方やアクセス方法を別記事で紹介します。
見た目をキチッとすれば周りからの目も変わる
あなたから見る、デスクがキレイな人と散らかってる人の印象は？ある研究では人の印象を決めるのは、見た目が7割、話し方が2割、声が1割だそうです。
容姿の見た目は、ある程度は生まれた時に決まってしまいますが、努力次第では大きく変えることができます。
余談
過去の名だたる偉人の部屋は散らかってたそうです。
散らかってるように見えて整理されている。
自分では何がどこにあるか分かる。
ってやつ。
究極的には、自分にとっていろんな意味で効率的で、一番テンションが上がる状態であればいいと思うんです。
見た目さえ気にしなければ、
たとえ散らかってても頭で全ての配置を把握できていれば欲しいモノをすぐに引っ張れますしね。
整理整頓すれば絶対仕事ができる人になれるかというとそうとも限りませんが、
仕事ができる人の多くは、(少なくとも頭の中は)整理整頓できています。
僕のような凡人で、仕事ができる人になりたいっ！って思うのなら、仕事ができる人の真似から始めましょう。
その第一歩として、割と簡単にできる整理整頓はおすすめです。
