投稿日：2023/6/29 更新日：2023/10/6
今年から社会人になった人は、そろそろ職場に慣れてきたころでしょうか。
僕は社会人になって11年になり、若手の子と一緒に仕事をすることが増えてきました。
（まだまだ若手のつもりなんですがね。永遠の16歳的な。）
いつの間にか先輩ヅラしないといけなくなってきて、
こういうところは意識して欲しいなぁ
こうすればもっと伸びるのになぁ
こう思うことが増えてきたので、ここで紹介しておきたいと思います。
僕はSEですが、どんな職種の人にも共通していることだと思いますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
与えられたタスクを確実にこなす
まずは振られた仕事を確実に遂行しましょう。あたり前のことかもしれませんが、そう簡単な話でもないです。
最初はデータの整理や調査など簡単な仕事ばかりで物足りないと感じることもあると思いますが、簡単な仕事ができない人に難しい仕事は振れません。
大きな仕事を任せた結果、ミスが多かったり検討違いのアウトプットを出されたりすると手戻りになって余計な時間とコストがかかる恐れがあるからです。
野球はバットの素振りとキャッチボールから始めるように、基本的なことができないと試合には出せません。
なるべく多くの仕事を引き受けて確実にアウトプットし続けていくことで、「信頼」を積み重ねていく必要があります。
手を動かした分だけ経験や糧となって今後の仕事に必ず活きてきます。
さらに、何も考えず単純にタスクをこなすだけではなくて、以下のことを意識していくと良いでしょう。
目的をしっかり理解する
振られた仕事の目的をわかった状態で仕事にかかりましょう。
どんな仕事にも目的があります。
その目的がブレると見当違いなアウトプットが出来上がってしまいます。
例えば資料作りの場合は、その資料が
- お客様への説明用なのか
- 上司への報告用なのか
- チーム内の備忘用なのか
によって、作り方が変わってきます。
定期的な「ホウレンソウ」を忘れずに
特に進捗の状況は必ず報告しましょう。
「どんな感じ？」と聞かれる前に報告できると良き。
仕事を振った側は「困ってないかな？」「間に合いそうかな？」と心配しています。
期限ギリギリになって「終わりそうにありません」「忘れてました」なんて言われると非常に困ります。
順調に進んでいても、その状況は相手に見えていないので「順調に進んでいます」と報告するだけで相手はすごく安心します。
可能であれば、振られた仕事をある程度細かいタスクにして、日々のスケジュールを立てておきましょう。
途中でそれが遅れ気味になると、終わりもその分ずれ込んでしまうのでその時点で遅れそうなことがわかります。
遅れることがわかるのが早ければ早いほどリカバリーする方法も考えられるので、進捗の報告と相談は定期的に、早めに行うようにしましょう。
期限を確認する
振られた仕事の期限は必ず確認しましょう。
至急なのか、今日中なのか、今週中なのか、3か月後までなのか。
また同時に、その仕事にかかる時間をざっくり見積もってみてください。
自分の力では3日かかりそうな仕事なのに、期限が明日だったりする場合があります。
あなた一人で期限内に終わらせられればいいのですが、他にも抱えている仕事があったり、プライベートの予定が入っていて残業できない、なんて場合もあります。
何も考えずに「やります」って受けてしまって、もし期限内に終わらなければ迷惑をかけてしまいます。
無理のないスケジュールで、早めの着手を
残業したとしても時間は有限だし、あなたのコンディションがいつでも絶好調とは限りません。
2時間で終わるって見積もって着手したら、前段階の準備だけで2時間かかった、なんてこともあります。
なので、振られたら可能な限り早く「少しだけ」着手しておきます。
自分の時間見積りが正しそうかを確認できるのと同時に、少しでも進めておくことができます。
ギリギリまで取っておいて期限ピッタリに終わらすつもりが、不測の事態（手戻りがあったり緊急の仕事が入ったり体調不良で休んだり）が起きた瞬間に期限が守れなくなります。
いつもギチギチに仕事を詰め込むのではなく、ある程度余裕をもって、いつも定時に帰れるくらいにできるとベストです。
早けりゃいいってもんでもない
早いに越したことはありませんが、その質が悪かったら意味がありません。
仕事は期限内に正確に終わればいいのだから、時間が余ったら誤字脱字がないかを再チェックしたり、もっと見栄えをよくできないかを考えてみましょう。
人は自分の期待以上のものを出されると感動して信頼してくれるようになって、「次もこの人に頼もう」となってくれます。
「信頼」のチリツモは後で地味に効いてきます。
最短で終わらせる方法を考える
時間をかければいくらでも質の良いアウトプットが出せますが、限られた時間内に最高のアウトプットが出せるのが「デキる人」です。
質を上げることに時間を割きたい場合は、手を動かすだけの頭を使わない作業を省略化・効率化することを考えましょう。
例えば、キーボードのショートカットを覚えたり、エクセルの関数を覚えたり、日ごろからデータを整理しておいたり、といった具合です。
特に、必要なデータがどこにあるのかが把握できていて、すぐにアクセスできるようにしておけばデータ収集だけであれば時間を短縮できます。
よく見るフォルダのショートカットを作っておくのもいいですし、少し時間が空いたらファイルサーバーを徘徊するのも有意義です。
繰り返し発生する仕事でやることがある程度決まっているのであれば、マクロやバッチを作って自動化をしておくとベストです。
自動化は時間短縮できるだけでなく、手を動かすよりミスが起きにくいことも大きなメリットがあります。
周囲の環境を理解する
自分の仕事に慣れてきて、少し余裕が出てきたよって人は、少し周りに目を向けてみましょう。
他のチームではどんな仕事をしているのか、どう関わっているのかを、聞こえてくる会話や様子を見て観察してみてください。
もしかしたら自分の仕事に役立つ情報を持っている人が近くにいるかもしれないし、逆に助けてあげられることがあるかもしれません。
また、自分がどの立場でどんな役割・ミッションを持ったチームにいるのかを俯瞰した観点で見つめてみるのも良きです。
自分の役割や全体が進んでいる方向・方針が見えてきて、仕事の目的がより明確に把握できます。
そのほかにも、以下のことを意識してみるといいです。
人の特性・パワーバランス
人にはそれぞれ「向き不向き」「得意なこと不得意なこと」「与えられたミッション」があります。
周りがどんな仕事をしているのか、どの人と相性が良い（悪い）のか、上下関係があるのか、といったことを観察しておくといいでしょう。
人が仕事をしている以上、そこにはいろんな人間関係があります。
一緒に仕事をする人の特性やパワーバランスを把握しておくことで、
相談の仕方や根回しの仕方、触れちゃいけない話題が見えてきます。
仕事は「信頼」のうえに成り立っています。
誰に対しても常に失礼のないように接する必要があります。
良い人間関係を築く
繰り返しになりますが、仕事は「信頼」あってこそです。
ムリに自分を捻じ曲げる必要はありませんが、ある程度は順応して敵を作らないようにしましょう。
嫌がらせやイジメは子どもの世界だけの話ではありません。
敵を作ってしまうと内部の問題だけでなく、回りまわってお客様に対しても悪い影響を与えかねません。
時には貸し借りや駆け引きをしないといけない場面もありますが、なるべくお互いWin-Winになるように落としどころを作って、良い関係を築くといいでしょう。
みんなで楽しく仕事できたほうが気持ちがいいし、結果お客様に対しても良い仕事ができるってもんです。
レスポンスを早くする
疑問が出てくると、答えはすぐに欲しいものですよね。
メールやチャットが来たら、できる限り早く返事を返してあげると相手は喜んでくれます。
難しい質問の場合は「返答に時間がかかるだろう」と思って投げるはずなので返事が少し遅くなる想定はあるでしょうが、「この程度であればすぐ返答してくれるだろう」という内容を長い時間放置していると印象がすごく悪いです。
調べる必要があったり回答に時間がかかりそうであれば、質問を理解した旨と、いつ頃回答できそうかを返答しておくと良いでしょう。
いつまで経っても何も返事がもらえないと、相手は「気づいてるかな、読んでくれたかな」と不安になります。
メールチェックは朝昼夕の最低3回
逐一メールのチェックをしていると自分の仕事が進まないので、少なくとも数時間以内に返事ができるように定期的にメールやチャットをチェックしましょう。
他に優先すべき仕事があって、すぐに回答できそうにない場合は最低限「認識した」という旨だけでも返信しましょう。
後回しにした場合はメールを未読にするなりメモするなりして忘れないようにしてくださいね。
電話はすぐ出る
電話は、出れるときはすぐに出た方がいいです。
メールやチャットといったコミュニケーション方法がある中で、わざわざ電話をかけてきたということは、緊急の用件の場合が多いです。
（電話で聞いちゃった方が早いっていう電話主義者の人もいますが、、）
逆にこちらから連絡を取る際には、よほど緊急の用でなければメールやチャットにしておきましょう。
相手も自分の仕事があるので、「そんなことで電話してこないでほしいな、、」って思われる恐れがあります。
どうしてもその場で電話に出れなかった場合は可能な限りすぐに折り返して、出れなかったことを手短に謝罪しましょう。
相手は緊急の用件で電話してきた（であろう）ので、相手はすぐにでも本題に入りたいはずです。
【おまけ】率先して恩を売っておく
できる限り、いろんな人に「貸し」を作っておきましょう。
これは少し無理をしてでもやっておいた方がいいです。
なぜかというと、後で恩恵を受けやすくなるからです。
日ごろから早く返事をしてあげたり、仕事を手伝ってあげることで相手は好意を持ってくれて、助けてくれるようになることが多いです。
あなたが困ったときや助けが必要になったときに、フォローしてくれる人がたくさんいたほうがピンチを回避できる確率が上がります。
ちょっとしたデータ整理や情報収集を手伝うだけでいいです。
「何かお手伝いできることはありませんか？」と聞いてもいいでしょうし、日ごろから「できることがあればどんどん振ってください」と言いふらしておくのもいいです。
少しでも手伝ってくれる人がいるというのは仕事を振る側としてもありがたいことで、それをしっかりやってくれれば「次も頼もう」という気持ちになります。
何度も言いますが、仕事は信頼の積み重ねです。
