あなたは、仕事で同僚や上司に話かけるときに意識していることはありますか？
上司や同僚に都合も聞かず声をかけていないでしょうか？
話しかけるときの心がけ一つであなたの印象が大きく変わります。
ちょっとした報告や相談事だったとしても、その間相手の時間を奪っているという意識は非常に重要です。
自分が話しかけることによって、一瞬だったとしても相手の手は止まります。
資料作りに集中しているかも知れないし、トラブルで1分1秒争う状況かも知れません。
そんな中で誰かに声を掛けられて自分の手が止まるのは、大抵の人はいい気がしませんよね。
そこでこの記事では実際に私が実践している、職場で使える話しかけるときのマナーや効果的な方法についてご紹介します。
1.最初に相手の状況を伺う
相手がいつも忙しそうな人だとそもそも話しかけづらい、なんて事もあると思います。判断してくれる上司や情報をたくさん持っている人気のある人は大抵忙しいものです。
とは言え、相手の手が空くまで待っていたらこちらも仕事が進みません。
そこで、最初に相手がこちらの話を聞く余裕があるかを確認してみてください。
例えば、
「今お時間よろしいでしょうか？」
「今話しかけて大丈夫ですか？」
などが有効です。
相手が敬意を払うべき人か気の知れた人かによって言い方は多少変わりますが、どんなに仲の良い同僚だったとしても、「大丈夫だろう」で声をかけるのはNGです。
「親しき仲にも礼儀あり」です。
2.概要を先に述べる
「結論を先に言え！」という人には特に効果的で、最初に用件を伝える方法です。例えば
「報告なのですが」
「ご相談があるのですが」
「〇〇の件で確認したいのですが」
などです。
更に「急ぎ確認したいのですが」や「後ででも良いのですが」など緊急度を伝えると相手は今聞くべきか後にしてもらうかだけでも判断出来るのでより良いです。
3.会話にかかる時間を伝える
最初に占有する具体的な時間を伝える方法です。例えば
「10分ほどよろしいでしょうか」
「5分だけお時間頂けませんか？」
などです。
相手がこの後すぐ予定が入ってるかも知れませんし、「それくらいなら」と手を止めて話を聞いてくれる可能性もあります。
もしスケジュール管理のグループウェアなどを使用している場合は相手の予定を把握した上で声をかけるとより親切です。
合わせ技
もうお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、その場に応じてこれらを組み合わせて使う方法もあります。「すみません、〇〇の件で至急確認したい事があるのですが、5分ほどお時間頂けませんか？」
こうすると何の件か、用件は何か、どれだけ時間を取られるのか、緊急なのかそうでないのかがこれで一発で分かりますよね。
あとポイントは、YesかNoで答えられるようにしてあげると相手は答えやすいです。
まとめ
寄ってくるなり突然話し始めたり、「ちょっといいですか？」なんて雑な言葉で声を掛けられた側はタイミングが悪いとイラッとしますよね。「こんな事で？」と思うかもしれませんが、こうしたポイントを抑えておくととても丁寧な仕事の印象になるし、上司の見る目も変わってきますよ。
見ている人は見ています。
会話している間は相手の時間を奪っている、という事を意識したいですね。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
